La ciberseguridad es en nuestros tiempos un aspecto crucial en la práctica legal moderna, y los procuradores, nos son una excepción. La protección de la información confidencial del cliente es una responsabilidad fundamental que implica no solo proteger la privacidad, sino también mantener la confianza de aquellos a quienes representan. En este artículo, vamos a ver una guía para que procuradores y abogados puedan proteger de manera eficiente esa información confidencial.
La seguridad cibernética es una tarea continua y colaborativa. Al implementar medidas preventivas y educar a sus equipos, los procuradores pueden fortalecer sus defensas contra las crecientes amenazas cibernéticas. La protección de la información confidencial del cliente no solo es una obligación legal, sino también un elemento esencial para construir y mantener la confianza en la práctica legal moderna.
Ciberseguridad para procuradores: buenas prácticas
Educación y concienciación
El primer paso es la educación. Los procuradores y sus equipos deben estar informados sobre las amenazas de seguridad más comunes, como el phising y el malwre. Para ello, debe haber concienciación en el sector, en la utilización de las mejores prácticas para este fin, como la creación de contraseñas seguras y la identificación de correos electrónicos sospechosos. Esto es esencial para fortalecer las defensas contra posibles ataques.
Actualización constante de Software y sistemas de seguridad
Por otra parte, también es aconsejable mantener todos los programas y sistemas de seguridad actualizados. Las actualizaciones a menudo incluyen parches de seguridad que corrigen vulnerabilidades conocidas. Asegúrate de que tanto el software de gestión de casos como las herramientas de comunicación estén siempre en la última versión para garantizar una mayor resistencia contra las amenazas de seguridad.
Protección de dispositivos móviles
Dado que muchos procuradores trabajan con el móvil, la seguridad de sus dispositivos es esencial. Por eso, es aconsejable emplear contraseñas o métodos de autenticación en todos los dispositivos. Además, es también recomendable la posibilidad de usar soluciones cifradas para proteger la información sensible en caso de pérdida o robo del dispositivo, principalmente si utilizamos determinadas herramientas tecnológicas.
Acceso seguro a datos remotos
Cuando se accede a datos desde ubicaciones remotas, como enjuiciamientos o reuniones fuera de la oficina, debes asegurarte de utilizar conexiones seguras mediante el uso de redes privadas virtuales (VPN). Esto garantiza que la información confidencial transmitida a través de redes públicas esté protegida contra posibles incidencias.
Respuesta rápida ante incidentes
A pesar de todas las medidas preventivas, los incidentes de seguridad pueden ocurrir. Por ello, tener un plan de respuesta rápida ante incidentes es crucial. Esto incluye la identificación inmediata de una brecha, la contención del problema y la notificación adecuada a los afectados. Una respuesta rápida minimiza los daños potenciales y demuestra un compromiso continuo con la seguridad del cliente.
Guía de Ciberseguridad para abogados
Muchas firmas de abogados son vulnerables a los ataques cibernéticos. Los costes para prevenir y prepararse para un ataque cibernético son altos, pero las firmas están comenzando a darse cuenta de la importancia de la ciberseguridad para sus clientes y para la reputación de la firma. Esta es una guía para ayudarte a implementar una adecuada ciberseguridad en tu despacho.
Posibles vulnerabilidades
No puedes adoptar medidas de protección de la información que manejas en el despacho si antes no conoces las amenazas a las que te enfrentas. Para ello, debes en primer lugar identificar los datos más importantes que tienes en tu despacho (sobre todo serán los expedientes de tus clientes) y dónde los guardas.
Debes también verificar los dispositivos y el software que usas para almacenar o transmitir esa información. ¿Cómo puede un abogado o procurador convertirse en víctima de un ciberataque?
Las principales amenazas a las que se enfrentan son:
- Malware: este software malicioso infringe los sistemas de información. El malware puede bloquear el acceso a la red de la firma de abogados o partes de la red, o puede copiar datos del disco duro de la firma de abogados.
- Phising: el hacker se hace pasar por una empresa legítima e intenta robar información personal o credenciales de inicio de sesión.
- Ataque MITM (hombre en el medio): en esta estafa, también conocida como ataque de espionaje, el estafador intercepta y transmite mensajes entre dos partes que creen que se están comunicando entre sí.
Una vez somos conscientes de nuestras vulnerabilidades, debemos comenzar a establecer las medidas de seguridad que impidan o reduzcan las posibilidades de que esas vulnerabilidades sean explotadas.
Protege tu software
La forma de proteger el software utilizado en el despacho es mantenerlo siempre actualizado. Dentro del software más usado por los abogados está Lexnet, Abogest, Aranzadi Infolex o Lex tools. Cuando este software está desactualizado contiene errores que son aprovechados por los ciberdelincuentes para acceder al mismo y robar información importante.
Estos ataques pueden causar importantes pérdidas para tu despacho ya que pueden vender o publicar los datos confidenciales de tus clientes o acceder a sus números de cuenta bancaria o tarjeta de crédito.
Una desactualización del software fue el origen del ciberataque sufrido por un despacho de abogados en Panamá y que dio lugar a la publicación de los papeles de Panamá. Para proteger el software de tu despacho, si tú mismo gestionas los equipos, es recomendable instalar Windows Update para que actualice automáticamente el sistema.
Instala un buen antivirus
Una de las formas de proteger el software utilizado en el despacho es instalar un buen antivirus. Los virus y el malware pueden dañar nuestros dispositivos y destruir nuestros archivos. Los programas antivirus están diseñados para encontrar e interceptar virus antes de que causen algún daño. Un programa antivirus es esencial en un PC con Windows, y también puede ser útil para usuarios Mac y Linux.
Instala un firewall
En términos generales, un firewall es un programa de software que impide el acceso no autorizado desde una red privada. Los firewalls son herramientas que se pueden usar para mejorar la seguridad de los ordenadores conectados a una red, como LAN o Internet. Son una parte integral de un marco de seguridad integral para tu red.
Es importante que en el bufete de abogados o despacho de procurador, instales un firewall que proteja todos tus dispositivos y software frente a amenazas externas.
Protege tu hardware
Podemos definir el hardware como los dispositivos externos más usados para conectarnos a Internet: ordenador de escritorio, portátil, tablet o Smartphone. Es importante proteger estos dispositivos frente a amenazas externas. Sobre todo los portátiles, que podemos sacarlos del despacho, lo que aumenta el riesgo de sufrir un ciberataque.
En caso de sacar esos dispositivos fuera del despacho, te enfrentas a la posibilidad de que te lo roben o que accedan a los datos si te conectas desde una red no segura. Para evitar esto, debes introducir contraseñas de acceso al dispositivo y usar una VPN.
Configura contraseñas de acceso
Si bien muchos pasos de seguridad se relacionan con amenazas intangibles, siempre existe la posibilidad de que alguien pueda coger tu ordenador o Smartphone. Una línea de defensa simple aquí es tener una contraseña segura para al menos dificultarles la entrada.
Si te preocupa que alguien realmente acceda a tu dispositivo, otra opción es un bloqueo físico. Esta es una solución ideal para portátiles. Además, ten en cuenta que las constraseñas deben ser fuertes para que sea más difícil descifrarlas.
Usa una VPN
Una red privada virtual (VPN) es una excelente manera de aumentar tu seguridad, especialmente cuando navegas en línea. Mientras usas una VPN, todo tu tráfico de Internet se cifra y se canaliza a través de un servidor intermediario en una ubicación separada. Esto enmascara tu IP y la reemplaza por otra diferente, de modo que tu ISP ya no puede monitorizar tu actividad.
Cuando se trata de elegir un proveedor, hay algunas ofertas gratuitas, pero las tarifas mensuales para los servicios de pago pueden ser bastante bajas, incluso de 3 euros al mes. Algunas opciones de pago tienen períodos de prueba gratuitos para el servicio completo y la mayoría ofrece períodos generosos de garantía de devolución de dinero.
Asegura los datos de tu despacho
Los abogados disponen de gran cantidad de información confidencial sobre sus clientes. Esto incluye datos sobre condenas penales y datos de salud, considerados como especialmente protegidos. Por eso es fundamental asegurar esa información frente a accesos no autorizados. Para proteger esa información es importante realizar copias de seguridad, utilizar sistemas de cifrado de datos, usar contraseñas seguras, asegurar las redes wifi y navegar de forma segura en Internet.
Realiza copias de seguridad (Backup)
Si solo necesita hacer una copia de seguridad de datos específicos, usa un software que te permita elegir qué archivos deseas guardar. Para estar seguro, haz una copia de seguridad de carpetas enteras de forma recurrente para asegurarte de que los archivos recién creados o actualizados se respalden en una fecha posterior.
Debes realizar copias de seguridad de los expedientes de tus clientes almacenados de forma digital, de las nóminas de tus empleados…, es decir, de toda la información de tu empresa.
Almacenamiento en la nube
Imprescindible para cualquier abogado con más de un ordenador o dispositivo en uso, el software de sincronización garantiza que tengas los mismos archivos en todos tus dispositivos.
Realiza un cambio en un archivo y se enviará automáticamente a todos los dispositivos utilizando la cuenta, incluso en otros sistemas operativos. Siempre incluyen una copia de seguridad de archivos en línea, a la que puedes acceder desde cualquier lugar, incluso a través de teléfonos inteligentes. Dentro del software para almacenar información en la nube, podemos destacar Dropbox, Google Drive y Microsoft One Drive.
Cifra los datos
El cifrado de datos traduce los datos a otra forma o código, de modo que solo las personas con acceso a una clave secreta (formalmente llamada clave de descifrado) o contraseña puedan leerla. Actualmente, el cifrado es uno de los métodos de seguridad de datos más populares y efectivos utilizados por las empresas, y también por los despachos de abogados.
Los abogados se enfrentan al desafío de proteger los datos y prevenir su pérdida a medida que los empleados usan dispositivos externos, medios extraíbles y aplicaciones web con mayor frecuencia como parte de sus procedimientos comerciales diarios. Es posible que los datos confidenciales ya no estén bajo el control y la protección del despacho, ya que los empleados copian datos extraíbles o los cargan en la nube.
Asegura las redes wifi
Para un abogado es fundamental proteger su red wifi para evitar que terceros se conecten a ella y puedan acceder a la información de sus correos electrónicos, a los datos bancarios de sus clientes o a cualquier otra información confidencial. Para asegurar la wifi, lo primero que debes hacer es comprobar la contraseña. Los routers tienen una contraseña por defecto normalmente. Pero esta puede no ser suficiente ya que un hacker puede llegar a descifrarla y acceder a la red.
Navega de forma segura en Internet
Existen una serie de recomendaciones para poder navegar de forma segura en Internet sin poner en peligro la información que manejas en el despacho:
- Utiliza un navegador seguro.
- Usa un administrador de contraseñas.
- Accede solamente a páginas web https.
- No abras emails extraños procedentes de remitentes desconocidos.
- Utiliza una VPN.
7 consejos de Ciberseguridad para abogados
Para garantizar una adecuada seguridad de la información en los despachos de abogados es fundamental seguir estos siete pasos:
- Identifica el sistema de la empresa que alberga datos confidenciales.
- Segrega datos confidenciales.
- Limita el acceso a datos confidenciales.
- Cifra todos los datos.
- Monitoriza quién tiene acceso a datos confidenciales.
- Capacita a todos los abogados y al personal legal en prácticas de ciberseguridad.
- Realiza evaluaciones periódicas de seguridad cibernética.